Ghid pentru organizatori
Tot ce trebuie să știi pentru a organiza un eveniment comunitar cu Mirvados. De la configurare până în ziua evenimentului.
Ce ai nevoie pentru a porni
Mirvados funcționează în browser, fără instalare. Ai nevoie de o adresă de e-mail validă pentru a crea contul și de câteva informații despre evenimentul tău: titlu, dată, locație și tipul de informații pe care vrei să le colectezi de la participanți.
Restul configurării durează mai puțin de 10 minute. Dacă ai deja o listă de participanți din ediții anterioare, o poți importa direct în platformă în format CSV.
Cum funcționează platforma
Crearea contului și a primului eveniment
Accesezi platforma Mirvados și creezi un cont cu adresa de e-mail. Verifici adresa prin linkul trimis automat, apoi ești direcționat direct spre crearea primului eveniment.
Completezi informațiile de bază: titlul evenimentului, data și ora de start și de final, locația (adresă sau denumire locație), o scurtă descriere pentru participanți. Poți adăuga și o imagine reprezentativă care apare pe pagina publică a evenimentului.
Configurarea formularului de înscriere
Formularul de înscriere poate fi personalizat complet. Câmpurile standard includ: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon. Poți adăuga câmpuri suplimentare în funcție de nevoile evenimentului tău.
Exemple de câmpuri personalizate: categoria de participare (pentru concursuri), numărul de însoțitori (pentru festivaluri de familie), clasa și școala (pentru serbări), meniu (pentru evenimente cu catering). Câmpurile pot fi obligatorii sau opționale.
Publicarea evenimentului și distribuirea linkului
După ce ai configurat formularul, publici evenimentul. Primești un link unic, scurt, pe care îl poți distribui prin orice canal: e-mail, mesaje, afișe cu cod QR, rețele sociale sau site-ul instituției tale.
Pagina publică a evenimentului afișează toate informațiile relevante și formularul de înscriere. Participanții completează formularul direct în browser, fără cont și fără aplicație.
Gestionarea programului evenimentului
Modulul de program îți permite să construiești agenda evenimentului vizual. Adaugi blocuri de timp cu denumire, descriere și responsabil. Programul poate fi publicat separat de formularul de înscriere, astfel participanții confirmați primesc linkul spre agendă.
Dacă programul se modifică, actualizezi direct în platformă și participanții pot vedea versiunea actualizată în timp real. Poți trimite și o notificare automată dacă modificarea este importantă.
Comunicarea cu participanții
Platforma trimite automat e-mailuri de confirmare imediat după înscriere. Poți configura memento-uri la intervale prestabilite: cu o săptămână înainte, cu 48 de ore înainte și în ziua evenimentului.
Pe lângă mesajele automate, poți trimite comunicări manuale către toți participanții sau segmente specifice. De exemplu, poți trimite un mesaj doar participanților dintr-o anumită categorie sau celor care nu au confirmat prezența.
Ziua evenimentului și follow-up
În ziua evenimentului, ai acces la lista de participanți pe telefon sau tabletă. Poți bifa prezența direct din platformă. Lista se actualizează în timp real, fără să fie nevoie de liste tipărite.
După eveniment, poți exporta datele complete: lista participanților, rata de prezență, feedback colectat dacă ai adăugat un formular de evaluare. Aceste date sunt utile pentru planificarea edițiilor viitoare.
Configurări recomandate pe tip de eveniment
Câmpuri recomandate: număr de persoane din familie, preferința de activitate. Activează limita de capacitate și lista de așteptare.
Câmpuri recomandate: clasa copilului, număr de adulți însoțitori. Trimite confirmări separate părinților și profesorilor.
Câmpuri recomandate: categoria de participare, experiență anterioară, material de prezentat. Folosește formulare separate pe categorii.
Ai întrebări despre configurare?
Echipa Mirvados răspunde la întrebări tehnice și de configurare prin e-mail în zilele lucrătoare.
Contactează echipa